Otázka potreby vytvorenia elektronického archívu v podniku je čoraz naliehavejšia. A to nie je náhodné, pretože zavedenie nových informačných technológií zaisťuje nielen bezpečnosť a spoľahlivosť dokumentov, ale aj skracuje čas na ich vyhľadávanie a tiež umožňuje v prípade potreby prístup viacerým zamestnancom k rovnakým údajom naraz.
Inštrukcie
Krok 1
Vytvorenie archívu elektronických dokumentov zahŕňa niekoľko etáp. Najskôr zakúpite a nainštalujte licencovaný softvér na počítačové vybavenie spoločnosti.
Krok 2
Pripravte dokumenty, to znamená, usporiadajte ich, identifikujte v súlade s existujúcou štruktúrou obehu dokumentov vo vašej organizácii. Najmä v tejto fáze bude potrebné ich zaregistrovať, zoradiť podľa trvanlivosti a zo sponiek a sponiek odstrániť.
Krok 3
Ďalším krokom je digitalizácia alebo skenovanie dokumentov. Vykonáva sa na technickom zariadení, ktoré podporuje presne typ a formát dokumentu, ktorý sa používa v tejto organizácii. V tejto fáze skontrolujte kvalitu reprodukcie dokumentov, ak je to potrebné, skenujte znova.
Krok 4
Ďalej nasleduje fáza prevodu (konverzie) dokumentov do formátu, ktorý spĺňa koncepciu ich úložných a výrobných štandardov, a potom - fáza indexovania, t.j. „Priradenie“kľúčových slov ku každému dokumentu pre následné vyhľadávanie potrebných informácií alebo vytvorenie fulltextovej databázy.
Krok 5
Na konci práce na vytvorení elektronického archívu vykonajte nastavenia (prístupové právo, právo na zmenu dokumentov) a zaškolte pracovníkov organizácie.
