Nomenklatúra prípadov je očíslovaný zoznam názvov prípadov, ktoré sú uložené v organizácii. Podľa tohto dokumentu sa vykonávajú všetky práce na dokumentácii podniku. Odráža čas uloženia konkrétnych dokumentov a ktoré oddelenie je zodpovedné za ktorú dokumentáciu.
Nevyhnutné
- - znalosť kancelárskej práce;
- - typický zoznam dokumentov s dobami uchovávania.
Inštrukcie
Krok 1
Prijať rozhodnutie o vývoji nomenklatúry, toto sa musí urobiť na základe príkazu organizácie. V ňom uveďte, kto by mal tvoriť nomenklatúru, pod koho vedením a v akom časovom rámci. Ďalej objasnite rozsah položky. Na vytvorenie individuálnej nomenklatúry môžete použiť približnú, ktorú je možné zostaviť pre skupiny organizácií, ktoré sú súčasťou rovnakého systému. Pri príprave tohto dokumentu zvážte štruktúru vašej organizácie.
Krok 2
Vyberte klasifikačnú schému, na základe ktorej bude zostavená nomenklatúra. Závisí to od štruktúry podniku. Ak je dostatočne stabilný, potom vyberte blokovú schému nomenklatúry. Ak sa to často mení, vyberte si funkčno-výrobnú schému. V prvom prípade budú oddiely nomenklatúry zodpovedať názvom štrukturálnych divízií spoločnosti. Poradie ich umiestnenia by malo byť podobné ako v tabuľke zamestnancov. V druhom prípade použite funkcie alebo smery činnosti organizácie ako oddiely pri zostavovaní nomenklatúry záležitostí spoločnosti.
Krok 3
Sformulujte nadpisy prípadov. Názov by mal byť jasný, výstižný a mal by uvádzať hlavnú štruktúru a obsah dokumentov prípadu. Zahrňte doň aj objasnenie obsahu prípadu, informácie o pravosti a kópie dokumentov. V nadpisoch nepoužívajte úvodné slová, zložité frázy a nešpecifické formulácie.
Krok 4
Pri zostavovaní zoznamu nadpisov použite tieto znaky: nominálne (typ dokumentu), autorské, korešpondenčné, chronologické (čas vytvorenia), predmetová otázka, geografické.
Krok 5
Určte doby uchovania pre prípady, na tento účel použite štandardný zoznam riadiacich dokumentov. Dokončite návrh nomenklatúry, samotný text by mal vyzerať ako tabuľka, na titulnú stranu vložte schvaľovaciu pečiatku.
