Nie je žiadnym tajomstvom, že dokument môže byť v elektronickej alebo papierovej podobe. Samozrejme, elektronický dokument je oveľa pohodlnejší, ale na prevod jedného do druhého potrebujete špeciálne vybavenie.
Elektronická kópia dokumentu
Dnes existuje veľa spôsobov, ako vytvoriť kópiu papierového dokumentu, preložiť z papiera do elektroniky atď. Ak je na vytváranie kópií papierových dokumentov potrebných iba kopírka, potom na prenos papierového dokumentu do elektronického formátu budete potrebovať nielen špeciálne vybavenie, ale aj softvér.
Ako vytvoriť elektronickú verziu dokumentu?
Na vytvorenie elektronickej kópie dokumentu bude používateľ potrebovať skener alebo multifunkčné zariadenie (MFP). Ak samozrejme multifunkčné zariadenie nie je potrebné, nemali by ste si ho kupovať, ľahšie sa k nemu dostanete pomocou skenera. Po prvé, bude to oveľa lacnejšie a po druhé, bude plniť presne tú funkciu, ktorú užívateľ potrebuje, a to skenovať dokument a prekladať ho do elektronického formátu.
Aby skener fungoval, potrebujete špeciálny softvér - ovládač. Zvyčajne sa dodáva so zariadením, ale ak tam nie je, vždy ho nájdete na internete. Môžete použiť univerzálny program ABBY Finereader, pomocou ktorého môžete priamo skenovať a OCR.
Celý postup prekladu papierového dokumentu do elektronického formátu spočíva v týchto dvoch postupoch (skenovanie a rozpoznávanie textu). Ak chcete vytvoriť elektronickú kópiu dokumentu, musíte: prejsť do ponuky „Štart“a v zozname všetkých programov vyhľadať ovládač zo skenera alebo multifunkčného zariadenia alebo program ABBY Finereader a spustiť ho. Po spustení programu a skenera môžete otvoriť veko a položiť na neho papierový dokument textovou stranou nadol. Dokument by mal byť umiestnený na povrchu skenera čo najrovnomernejšie vo vzťahu k okrajom pracovnej plochy zariadenia. Ďalej musíte čo najtesnejšie stlačiť veko, aby osvetlenie nekleslo na pracovnú plochu. V opačnom prípade sa elektronický dokument ukáže ako preexponovaný, to znamená, že časť textu, na ktorú dopadlo svetlo, nebude viditeľná.
Ďalej by ste v nastaveniach mali zvoliť optimálne parametre skenovania, ako napríklad farbu, veľkosť výstupu, výstupné rozlíšenie atď. Keď je všetko pripravené, môžete kliknúť na tlačidlo „Skenovať“. Po dokončení postupu by ste mali kliknúť na „Rozpoznávanie“, pomocou ktorého sa text prevedie do elektronického formátu, napríklad.doc, a dokument je možné otvoriť v textovom editore a vykonať zmeny.
