MS Excel je veľmi pohodlný nástroj na vykonávanie výpočtov a prezentáciu tabuľkových údajov. Pri príprave dokumentácie k vykazovaniu sa však často vyžaduje, aby ste poskytli tabuľkové informácie vo formáte Word. Zároveň je niekedy potrebné preložiť nielen priamy obsah informácií, ale aj formátovanie dokumentov.
Je to nevyhnutné
MS Word, MS Excel, počítač
Inštrukcie
Krok 1
Ak chcete preložiť informácie zo súboru uloženého vo formáte Excel do aplikácie Word, otvorte tabuľkový súbor, vyberte v ňom potrebné bunky, kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte príkaz „Kopírovať“. Potom spustite program MS Word, vytvorte prázdny dokument (spravidla sa vytvára automaticky) a vložte do neho fragment skopírovaný z Excelu. V takom prípade sa vo vytvorenom dokumente zobrazí počet stĺpcov potrebných na predstavenie tabuľky a každý riadok z tabuľky programu Excel bude v dokumente predstavovaný ako samostatný riadok.
Táto metóda je najjednoduchšia, pri jej použití sa však stratí formátovanie pôvodného dokumentu. Ďalšia úprava takejto pseudotabuľky vytvorenej v programe Word bude navyše veľmi náročná.
Krok 2
Ak chcete, aby tabuľka pripravená v programe Excel vyzerala takmer rovnako aj v programe Word, prilepte skopírované informácie do vopred pripravenej tabuľky. Za týmto účelom spočítajte, koľko stĺpcov a riadkov má pôvodná tabuľka. Potom v programe Word vyberte položku ponuky „Tabuľka“a „Vložiť“. Do zobrazeného okna zadajte počet stĺpcov a riadkov a kliknite na potvrdiť. Všetky ďalšie (kozmetické) nastavenia je možné vykonať neskôr.
Teraz, rovnako ako v prvom prípade, skopírujte požadovanú časť tabuľky. Potom pomocou myši vyberte celú tabuľku vytvorenú v programe Word, kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte príkaz „Prilepiť“. Všetky údaje z pôvodnej tabuľky budú prehľadne rozdelené medzi prázdne bunky tabuľky Word. Pomocou formátovacích nástrojov Word opravte nesprávne umiestnené časti tabuľky.
Táto metóda je optimálna na prípravu reportovacej dokumentácie, neumožňuje vám však ukladať vzorce, čo komplikuje následný prepočet údajov.
Krok 3
Ak chcete skopírovať tabuľku z Excelu spolu so vzorcami a dizajnom, použite nie jednoduché, ale „špeciálne“vloženie. Ak to chcete urobiť, skopírujte tiež požadovaný fragment tabuľky a potom z ponuky Word vyberte príkaz „Upraviť“- „Prilepiť špeciálne“. Potom v zobrazenom okne vyberte riadok „List (objekt) programu Microsoft Excel“.
Dávajte pozor na polohu bodu v riadkoch „Vložiť“a „Pripojiť“. Pre prípravu štandardnej dokumentácie nechajte tento ukazovateľ na riadku "Vložiť".
Ak potrebujete, aby sa informácie v dokumente Word automaticky menili v závislosti od údajov v tabuľke programu Excel, vyberte položku „Prepojiť“. Je však potrebné zabezpečiť, aby mal súbor Word nepretržitý prístup k súboru vo formáte Excel.
