Po dokončení práce s dokumentmi programu Excel je často potrebné výsledok opraviť, aby sa vylúčila možnosť úprav. Jednou z možností, ako dosiahnuť požadovaný výsledok, je prevod Excelu do formátu PDF.
Preklad v editore
Jedným z najjednoduchších spôsobov, ako previesť program Excel do formátu PDF, je uložiť dokument v tomto formáte. Ak to chcete urobiť, vyberte ponuku „Súbor“, kde kliknite na položku „Uložiť ako“.
V okne, ktoré sa otvorí, sa zobrazí výzva na výber cesty a názvu, pod ktorým sa súbor uloží, ako aj prípony, kde potrebujete nájsť formát PDF. Po výbere optimalizačných parametrov a rozsahu údajov, ktoré sa majú uložiť, zostáva iba kliknúť na tlačidlo „Uložiť“. Vďaka tomu sa na vybranej adrese vytvorí súbor, ktorý obsahuje všetky označené informácie.
Pomocou doplnku
V niektorých starších verziách programu Excel však PDF v zozname prijateľných formátov chýba. V takom prípade by ste mali použiť inú metódu nainštalovaním špeciálneho doplnku pre program. Umožní vám prevádzať program Excel do formátu PDF, aj keď neexistuje žiadny program, ktorý tento formát podporuje. Tento doplnok sa volá Uložiť ako PDF a XPS. Môžete si ho zadarmo stiahnuť z oficiálnej webovej stránky spoločnosti Microsoft.
Po nainštalovaní doplnku je potrebné vykonať tri jednoduché kroky, aby ste dokument uložili ako PDF. V ponuke „Súbor“vyhľadajte položku „Uložiť a odoslať“pre verzie programu 2007 a 2010 a pre ostatné možnosť „Uložiť ako“. V prvom prípade v ponuke zostáva zvoliť položku „Vytvoriť dokument PDF / XPS“, čím sa otvorí okno s nastaveniami podobnými nastaveniam pre ukladanie dokumentu v editore. V druhom prípade musíte v rozbalenej ponuke nájsť súbor PDF alebo XPS, ktorý zobrazí rovnaké okno. Rovnako ako v editore, aj doplnok vyzve používateľa, aby buď uložil celý dokument, alebo nechal v tabuľke iba vybraný rozsah buniek.
Špeciálne služby
Ak nie je možné použiť vyššie navrhované metódy, potom vám špeciálny prevodník pomôže previesť program Excel do PDF. V súčasnosti existujú špeciálne online služby a programy, ktoré nevyžadujú pripojenie na internet. Oba používajú rovnaký algoritmus akcií a dosahujú podobné výsledky. V prípade použitia webových aplikácií si stačí stiahnuť požadovaný dokument, potom by ste si po chvíli mali stiahnuť výsledok. V offline programe stačí zvoliť vhodný súbor, určiť parametre a cestu na uloženie dokumentu. Jednou z výhod prevodníka (PDF na Excel) je, že dokáže prekladať aj bez použitia špeciálnych programov.
Opačná premena
Možno budete musieť vrátiť pôvodný formát, ak chcete so súborom pokračovať v práci. Ak teda prevediete program Excel do formátu PDF, zostanú všetky údaje, ale vzorce nebudú pre používateľa k dispozícii. Preto, aby bol proces získavania výsledkov v tajnosti, stačí vykonať transformáciu dokumentu dvakrát. A ak samotný editor pomôže pri preklade do formátu Portable Document Format, bude zaručené, že údaje vráti iba prevodník PDF na Excel.
