Databáza je katalóg informácií. Údaje sú usporiadané podľa všeobecne prijatých pravidiel. Najjednoduchším príkladom databáz sú telefónne zoznamy alebo slovníky. S rozvojom výpočtovej techniky sa databázy stali oveľa väčšími a zložitejšími.
Pochopenie databáz
Databáza je nástrojom na zhromažďovanie a organizovanie informácií. Môžu obsahovať údaje o ľuďoch, produktoch, financiách a ďalších. Budovanie základne začína jednoduchým zoznamom alebo tabuľkou. Postupom času sa tento zoznam rozrastá a v dátach sa začína objavovať nadbytočnosť a nezrovnalosti. Je ťažké považovať ich za zoznam. Hneď ako sa tieto problémy začnú objavovať, je dobré ich premeniť na databázu pomocou systému správy databáz (DBMS). Jedným z najlepších produktov v tejto oblasti je Microsoft Office Acess, ktorý kombinuje flexibilitu, jednoduché použitie a užívateľsky prívetivé rozhranie.
Tabuľky
Tabuľka v databáze vyzerá ako jednoduchá tabuľka, pretože údaje sú uložené v riadkoch a stĺpcoch. Vďaka tomu je zvyčajne pomerne ľahké importovať bežnú tabuľku do databázy. Hlavným rozdielom medzi tabuľkou a databázou je úroveň organizácie informácií.
Každý riadok v tabuľke sa nazýva záznam. Vybrané informácie sa vedú v evidencii. Každé z nich pozostáva z jedného alebo viacerých polí. Polia sú analogické so stĺpcami v tabuľke. Môžete napríklad vytvoriť tabuľku s názvom „Zamestnanci“, kde každý záznam (riadok) obsahuje osobné údaje pracovníka (meno, priezvisko) a každé pole (stĺpec) poskytuje informácie o ňom (adresa atď.). Polia by mali byť označené ako konkrétny typ údajov, či už ide o text, dátum, čas, číslo alebo iný druh informácií.
Formuláre
Formuláre sa niekedy označujú ako „obrazovky na zadávanie údajov“. Toto je typ rozhrania používaného na prácu s vašimi údajmi. Formuláre často obsahujú príkazové tlačidlá, ktoré vykonávajú rôzne funkcie. Je celkom možné vytvoriť databázu bez použitia formulárov úpravou vstupných údajov v referenčných tabuľkách. Väčšina databáz však používa formuláre na prezeranie, zadávanie a úpravy tabuliek.
Dotazy
Dotazy sú skutočnými pracovníkmi databázy a môžu slúžiť mnohým rôznym funkciám. Ich najbežnejšou aplikáciou bolo získavanie konkrétnych údajov z tabuliek. Informácie, ktoré chce užívateľ dostať, sú zvyčajne rozložené do niekoľkých tabuliek. Dotazy vám umožňujú zobraziť všetky tabuľky súčasne a zobraziť výsledok vyhľadávania na obrazovke. Dotazy navyše umožňujú pridať kritériá, ktoré filtrujú údaje pre konkrétny dopyt.
Správy
Výkazy sa používajú na sumarizáciu a prezentáciu údajov v tabuľkách. Každú správu je možné upraviť tak, aby poskytovala informácie v inom formáte. Výkaz je možné vygenerovať kedykoľvek a bude odrážať aktuálny stav databázy.
Makrá
Makrá v Accesse sú obdobou programovacieho jazyka používaného na pridanie funkčnosti databázy. Napríklad pri pripájaní makra k tlačidlu vo formulári sa vykoná vždy, keď na dané tlačidlo kliknete. Makrá obsahujú akcie na vykonávanie konkrétnych úloh, napríklad generovanie správy, vykonanie dotazu alebo oprava informácií. Väčšinu manuálnych databázových operácií je možné automatizovať pomocou makier. To šetrí veľa času a zdrojov počítača.
